Whistleblowern muss die Möglichkeit gegeben werden, eine Meldung sowohl in mündlicher als auch in schriftlicher Form einzureichen. Unternehmen können auch eine indirekte Whistleblowing-Option über einen Ombudsmann anbieten.  Auch anonyme Meldungen sollten entgegengenommen und bearbeitet werden – das ist jedoch kein MUSS.

Interne Meldungen

Nach dem HinSchG müssen Unternehmen bis zum 02. Juli 2023 ein internes Meldesystem einrichten, über das Mitarbeitende, Geschäftspartner, Kunden und andere mit dem Unternehmen agierende Personen Missstände mündlich oder persönlich melden können. Insbesondere:

• Schriftliche Meldungen können über ein digitales Hinweisgebersystem, eine spezielle E-Mail-Adresse, einen Beschwerdebriefkasten oder per Post eingereicht werden;

• Mündliche Meldungen können über ein Formular in einem digitalen Hinweisgebersystem, eine Whistleblowing-Hotline (Telefon) oder ein Anrufbeantworter-System eingereicht werden;

• Persönliche Treffen sollten immer möglich sein, entweder mit einem Sachbearbeiter als Folgemaßnahme oder über einen extern beauftragten Anwalt oder Ombudsmann.

Darüber hinaus sieht das Hinweisgeberschutzgesetz die verpflichtende Einrichtung eines externen Meldewegs vor, für den das Bundesministerium der Justiz (BfJ) verantwortlich zeichnet. Zuständig für die externe Meldung innerhalb des Bundesministeriums der Justiz sind in erster Linie Bund und Länder sowie Informationen aus dem privaten und öffentlichen Sektor. Daneben haben die Bundesländer die Möglichkeit, eigene Stellen für die externe Meldung einzurichten.

Das Gesetz zum Schutz von Hinweisgebern (Whistleblower Protection Act) schreibt vor, dass alle Meldewege die Vertraulichkeit von Hinweisgebern gewährleisten müssen. Vertraulichkeit ist nicht gleichbedeutend mit Anonymität; ein Sachbearbeiter kann die Identität eines Hinweisgebers kennen. Vertraulichkeit bedeutet jedoch, dass nur eine vorher festgelegte Anzahl von Personen oder eine Person, die vom Unternehmen vorab mit der Prüfung interner Meldungen beauftragt wurde, die Identität eines Hinweisgebers kennt und für die Wahrung der vollständigen Vertraulichkeit verantwortlich ist. Sofern die hinweisgebende Person nicht ausdrücklich zustimmt oder es sich um ein Strafverfahren handelt, werden ihre persönlichen Informationen nicht an Dritte weitergegeben.

Anonymität

Unternehmen sind nicht dazu verpflichtet, einen Meldekanal einzurichten, der es Mitarbeitenden ermöglicht, anonym eine Meldung einzureichen. Dennoch empfiehlt das Gesetz, dass anonyme Meldungen angenommen und bearbeitet werden. Mit MyHinweis.online können Whistleblower anonyme Meldungen abgeben.

Das Gesetz legt auch Fristen für Maßnahmen fest, z. B. wann ein Whistleblower eine Bestätigung für eine eingereichte Meldung erhält und wann er spätestens über die Ergebnisse informiert werden muss. Hinweisgebende Personen müssen spätestens nach 7 Tagen eine Bestätigung der eingereichten Meldung erhalten, und weitere Rückmeldungen sollten spätestens nach 3 Monaten mitgeteilt werden.

Die Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihr Feedback praktische Folgemaßnahmen und eine verantwortliche Person oder Stelle enthält, die es übernehmen kann. Beispiele für den Aktionsplan für Folgemaßnahmen können die Einleitung interner Untersuchungen, ein Aktionsplan zur Lösung eines Problems, ein Verweis auf Verfahren, eine Verweisung an eine zuständige Behörde oder eine umfassende Erklärung für den Fall sein, dass das Verfahren aus Mangel an Beweisen oder aus anderen Gründen eingestellt wird.

Die Unternehmen müssen einen internen Sachbearbeiter oder (bei größeren Unternehmen) ein aus mehreren Personen bestehendes Untersuchungsteam benennen, das für die Entgegennahme, Untersuchung und Weiterverfolgung der eingereichten Meldungen zuständig ist.

Zu den Mitgliedern des Untersuchungsausschusses können Compliance-Manager, Rechtsberater, Datenschutzbeauftragte, Finanz- oder Personalleiter oder ähnliche Personen ernannt werden, sofern sie unabhängig handeln können und über die erforderlichen Fachkenntnisse verfügen. Die Unternehmen sollten regelmäßige Schulungen organisieren, um sicherzustellen, dass die Sachbearbeiter ihre Aufgaben kennen. Die Tätigkeit eines Sachbearbeiters für Whistleblowing ist kein Vollzeitjob. Diese Personen können die Untersuchung von Whistleblowing-Fällen mit anderen Aufgaben kombinieren, für die sie ursprünglich eingestellt wurden.

Alternativ können Unternehmen die Entgegennahme und Verarbeitung von Informationen an externe Rechtsanwälte oder Ombudsleute auslagern, sofern diese angemessene Garantien für die Wahrung der Vertraulichkeit und des Datenschutzes bieten.

Der Gesetzesentwurf sieht vor, dass Organisationen mit 50 bis 249 Mitarbeitenden ein gemeinsames Hinweisgebersystem nutzen können. Außerdem können Unternehmen mit mehreren Tochtergesellschaften ein System gemeinsam nutzen. Dies ist über eine Drittimplementierung möglich. Durch die Beauftragung einer internen Meldestelle kann ein Unternehmen eine unabhängige und vertrauliche Stelle als „Drittpartei“ für seine Konzernunternehmen einrichten, die dasselbe System nutzt. Die Verantwortung für die Untersuchung von Verstößen bleibt bei dem beauftragenden Unternehmen.

Das deutsche Recht geht über die in der EU-Richtlinie festgelegten Anforderungen hinaus. In erster Linie will der deutsche Gesetzgeber den Geltungsbereich seines Gesetzentwurfs ausweiten, um hinweisgebende Personen vor möglichen rechtlichen Unstimmigkeiten zu schützen und sicherzustellen, dass eine umfassende Politik alle Meldungen abdeckt. Diese Ausweitung soll jegliche Verwirrung oder Zweifel beseitigen, wenn es um diejenigen geht, die kritische Informationen über Missstände haben, und sicherstellen, dass sie sich sicher fühlen, wenn sie offenlegen, was gehört werden muss, ohne spätere Konsequenzen zu riskieren.