Deadline 17.12.2023 – Meldestellenpflicht für alle Unternehmen ab 50 Beschäftigten. Wir unterstützen Sie!
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Wir richten alle Zugänge und Formulare ohne Set-Up-Kosten für Sie ein und informieren Sie und Ihre Beschäftigen zum HinSchG.
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Wir sichten und bewerten für Sie eingehende Meldungen. 98% aller Fälle sind damit schon erledigt.
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Wir suchen ggf. das Gespräch zwischen den Beteiligten und wirken deeskalierend. Bei weiterem Handlungsbedarf beraten wir Sie gern und schulen auf Wunsch Ihr Personal zum HinSchG.
Warum benötige ich jetzt ein eigenes Meldeportal?
Ab dem 17.12.2023 müssen alle Unternehmen mit mindestens 50 Beschäftigten eine interne Meldestelle für Hinweisgeber vorweisen, sonst droht ein Bußgeld bis 20.000 Euro. Die Gesetze und Vorschriften zum Schutz von Hinweisgebern gelten jedoch grundsätzlich für alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe. Das bedeutet, dass auch kleinere Betriebe verpflichtet sind, den Schutz von Hinweisgebern sicherzustellen. Die Einrichtung eines Meldeportals ist eine effiziente Möglichkeit, diese Anforderungen zu erfüllen und sicherzustellen, dass Hinweisgeber angemessen geschützt sind.
Deadline
Das Hinweisgeberschutzgesetz sieht vor, das Hinweisgeber (sogenannte Whistleblower) künftig geschützt sind. Bis zum 17.12.2023 ist die rechtskonforme Umsetzung gefordert! Das Gesetz dient zum Schutz von Personen, die in ihrem Arbeitsumfeld Verstöße gegen geltendes EU-Recht melden. Darunter können zum Beispiel Personen aus der eigenen Belegschaft sein, aber auch Partnerunternehmen oder Kunden.
Rechtliche Pflicht
In der Pflicht sind grundsätzlich alle Unternehmen und Behörden zur Einrichtung interner Meldekanäle. Unternehmen ab 50 Mitarbeitern sowie Kommunen ab 10.000 Einwohnern können mit Sanktionen belangt werden, wenn Sie Ihrer Verpflichtung nicht nachkommen.
Zu den Beschäftigten gehören nicht nur die eigenen Mitarbeiter, sondern auch Bewerber*innen, Auszubildende, Praktikant*innen und Leiharbeitnehmer*innen. Es gilt hier immer die Kopfzahl.
Auch viele Vorteile
Sehen Sie das Hinweisgeberschutzgesetz nicht als lästige Verantwortung – es bringt Ihnen auch einige Vorteile: Ein frühzeitig etabliertes HinSchG-System hilft, potenzielle Risiken und Fehlverhalten zu identifizieren und zu bewältigen, um Schaden vom Unternehmen abzuwenden. Es erleichtert die klare und effiziente Kommunikation zwischen Hinweisgebern und dem Unternehmen, was eine schnellere Reaktion ermöglicht. Die rechtzeitige Implementierung eines solchen Systems stärkt das Vertrauen von Mitarbeitern, Kunden und Partnern in Ihre unternehmerische Verantwortung. Nicht zuletzt geht es um rechtliche Compliance: Sie entsprechen in allen Punkten den Anforderungen des Gesetzgebers und minimieren das Risiko rechtlicher Konsequenzen.
Eskalation vermeiden
Die Gründe für eine Meldung sind weit gefasst: Von Regelungen des Datenschutzes, des Verbraucherschutzes oder des Umweltschutzes über Finanz- und Steuerrecht bis zu Regelungen zur Bekämpfung der Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung und Korruption. Mit einem Hinweisgeberschutzsystem können Sie Eskalationen von internen Problemen zuvorkommen.
Weitere Fragen? Wir beraten Sie gern – Oder nutzen Sie unsere FAQ.
Darum werden wir gerne empfohlen – vergleichen Sie selbst.
| MyHinweis.online | Software anschaffen | Kanzlei-Service | Briefkasten und E-Mail | |
| Sofort starten und abgesichert sein | ||||
| Kein Installations- und Wartungsaufwand | ||||
| Bedienerfreundliches Meldeportal-Dashboard | ||||
| Vertraulichkeit gewahrt (technisch und personell) | ||||
| Anonymität abgesichert | ||||
| Konform nach HinSchG und DSGVO und TTDSG | ||||
| Überwachung durch geschulte Ombudsperson | Kein dezidiertes Personal vorhalten (inkl. Ersatz) | Minimale Investition | Minimale laufende Kosten | Kostengünstige Gesamtlösung | Expertensupport und 24/7-Hotline | Kosten für Fallbearbeitung nur bei Bedarf |
Stimmen unserer Kunden
“Ich möchte möglichst wenig Energie in dieses Thema stecken. Vielleicht gehen bei meiner Unternehmensgröße ein oder zwei Meldungen im Jahr ein – hoffentlich auch nicht. Da ist mir der ganze technische und personelle Aufwand zu groß, um mich selbst drum zu kümmern. MyHinweis.online bietet mir hier eine perfekte Lösung zu fairen Preisen.”
“Ich bin zu MyHinweis.online gewechselt, weil ich das Paket und die professionelle Unterstützung bei der laufenden Bearbeitung eingehender Meldungen schätze. Eine Mitarbeiterin, die für die Betreuung meines bisherigen Meldeportals geschult war, verließ kurz darauf unser Unternehmen – und schon musste ich wieder bei NULL anfangen. Das kann mir nun nicht mehr passieren.”
“Das laufende Tagesgeschäft fordert meine volle Aufmerksamkeit, Gesetze und Verordnungen im Gesundheitsbereich ändern sich ständig. Da bin ich froh, dass ich die zusätzliche Belastung mit den neuen Vorschriften zum Hinweisgeberschutz an ein erfahrenes Team geben kann und mich erst einmal um nichts weiter zu kümmern brauche.”
“Vom Wistleblowerschutz habe ich gehört. Ich finde es eigentlich ganz gut, dass ich mich mit Beschwerden anonym an ein Hinweisgeberportal wenden könnte, wenn mal etwas nicht stimmt. Nicht, dass ich meinen Vorgesetzten nicht vertraue, aber es ist einfach ein besseres Gefühl.”
Alle Vorteile in einer Lösung
Darum sollten auch Sie MyHinweis.online nutzen.
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Entlastend
Weil Sie andere Aufgaben zu erledigen haben, kümmern wir uns darum. Kein eigenes Personal und keine Schulung notwendig.
Kostengünstig
Es fallen keine Sep-Up Kosten an. Ein Expertenteam wird stets vorgehalten, Sie zahlen jedoch nur, was Sie auch wirklich benötigen.
Sicher
Wir schützen sensible Daten und Informationen angemessen mit neuesten technologischen Standards und datenschutzkonformer Anwendung.
MyHinweis.online
Preise und Leistungen
Mit MyHinweis.online stellen Sie Ihren Beschäftigten schnell und unkompliziert eine rechtssichere ausgelagerte interne Meldestelle zur Verfügung. Von Experten etwickelt, überwacht und betreut.
Leistungen
| Sofort starten und abgesichert sein | |
| Kein Installations- und Wartungsaufwand | |
| Bedienerfreundliches Meldeportal-Dashboard | |
| Vertraulichkeit gewahrt (technisch und personell) | |
| Anonymität abgesichert | |
| Dossier mit Infomaterial und Schulungsinhalten zur Sensibilisierung | |
| Konform nach HinSchG und DSGVO und TTDSG | |
| Laufende Überwachung durch geschulte Ombudsperson | |
| Prüfung eintreffender Meldungen und Wahrung gesetzlicher Fristen * |
Preise
| Onboarding und Einrichtung | inklusive |
| 0-49 Beschäftigte | 59 € |
| 50-249 Beschäftigte | 79 € |
| 250-499 Beschäftigte | 129 € |
| weitere Preise | |
Alle Preise verstehen sich pro Monat und pro Mandant sowie zuzüglich MwSt.
Fair und kostengünstig
*Die erste Prüfung einer Meldung ist für Sie immer kostenlos. Nur wenn eine Fallbearbeitung notwendig ist, berechnen wir nach Aufwand und einem fairen Stundensatz von 125 EUR netto. Wir rechnen in 15-Minuten-Einheiten ab. So zahlen Sie nicht für das Vorhalten von Ressourcen, die Sie gar nicht benötigen.
Bei MyHinweis.online sind Sie pauschal für alle Fälle rundum abgesichert und zahlen trotzdem nur die Expertenleistungen, die Sie benötigen. Hier zum Vergleich Meldeaufkommen und Aufwand, mit dem der Gesetzgeber kalkuliert.
Häufig gestellte Fragen
Haben Sie Fragen zum Hinweisgeberschutzgesetz im Allgemeinen oder zu internen Meldeportal im Besonderen? In unseren FAQ finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen. Hinweisgeberschutzgesetz und das Hinweisgeberportal sind Instrumente, die in vielen Ländern eingeführt wurden, um Whistleblowern Schutz und eine sichere Möglichkeit zur Meldung von Missständen zu bieten. Wir klären auf.
Was ist das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG)?
Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) regelt den Schutz von Hinweisgebern, auch Whistleblower genannt, in deutschen Unternehmen und Organisationen. Es soll sicherstellen, dass Personen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit Missstände, Verstöße oder illegales Verhalten in ihren Organisationen melden, vor möglichen Repressalien geschützt sind. Das HinSchG ist die Umsetzung einer europäischen Direktive und seit dem 2. Juli 2023 in Deutschland in Kraft
Warum ist der Schutz von Hinweisgebern wichtig?
Der Schutz von Hinweisgebern ist wichtig, um Fehlverhalten und Missstände in Unternehmen und öffentlichen Institutionen aufzudecken und zu bekämpfen. Ohne ausreichenden Schutz könnten potenzielle Whistleblower Angst vor Vergeltungsmaßnahmen haben und wichtige Informationen zurückhalten, die im Interesse Ihres Unternehmens oder im öffentlichen Interesse liegen.
Was sind die wichtigsten Merkmale des Hinweisgeberschutzgesetzes?
Das Hinweisgeberschutzgesetz soll natürlich die Identität des Hinweisgebers schützen. Es bestimmt, dass klare Meldewege und Verfahren festzulegen sind, regelt den Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen und schreibt rechtliche Konsequenzen für die Offenlegung von Informationen vor. Es verlangt zudem, eine unabhängige Ombudsperson oder eine Stelle zur Verfügung zu stellen, die Beschwerden entgegennimmt und untersucht.
Was ist ein Hinweisgeberschutzportal?
Ein Hinweisgeberschutzportal ist eine besonders abgesicherte Plattform. Beschäftigte, aber auch Kunden, Lieferanten und anderen Personen können vermutete Verstöße, Missstände oder illegales Verhalten in einem Unternehmen ohne Angst vor Repressalien oder negativen Auswirkungen vertraulich oder auch anonym melden. Dies trägt zur Früherkennung von Missständen bei und hilft, rechtliche, ethische und regulatorische Standards aufrechtzuerhalten.
Die Informationen werden verschlüsselt und vertraulich behandelt. Eingegangene Hinweise werden rechtssicher dokumentiert, geprüft und gegebenenfalls weitere Maßnahmen zur Untersuchung und Lösung des Problems eingeleitet. MyHinweis.online bietet ein solches Hinweisgeberschutzportal für Unternehmen, Kommunen und öffentliche Einrichtungen.
Wer kann das Hinweisgeberschutzportal nutzen?
Das Hinweisgeberschutzportal kann neben den Beschäftigten allen relevanten Interessengruppen zugänglich gemacht werden, einschließlich Kunden, Lieferanten und externen Parteien, die mit Ihrem Unternehmen beziehungsweise Ihrer Kommune oder öffentlichen Einrichtung interagieren.
Wie wird die Vertraulichkeit der Informationen auf dem Portal gewährleistet?
In der Regel sind die Hinweise über das Portal anonym. In jedem Fall wird die Identität des Hinweisgebers vertraulich behandelt. Der Hinweisgeber wählt freiwillig aus, seine Identität preiszugeben.
Die gemeldeten Informationen werden verschlüsselt. Der Zugriff auf diese Informationen ist ausschließlich der externen Ombudsperson* bei MyHinweis.online und nur autorisierten Personen im Unternehmen, die für die Untersuchung verantwortlich sind, möglich.
* “Ombudsperson” ist eine Rollenbezeichnung im Rahmen der Beauftragung von MyHinweis.online. Verschiedene sachkundige Personen aus dem MyHinweis.online-Team können diese Rolle für Sie übernehmen, um Abwesenheit bzw. Vertretung abzusichern. Bei eingehenden Hinweisen ist die jeweilige Person als Bearbeiter im System von MyHinweis.online für Sie und die Hinweisgeber identifizierbar.
Gibt es Schutzmaßnahmen für Hinweisgeber vor Vergeltungsmaßnahmen?
Hinweisgeber genießen rechtlichen Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen, wie zum Beispiel Kündigung oder Schadenersatzklagen. Wenn sich ein Hinweisgeber nach einer Meldung also benachteiligt fühlt, greift das Prinzip der Beweislastumkehr. Zudem bietet MyHinweis.online die Möglichkeit, anonym zu bleiben – auch dann, wenn Rückfragen und weitere Kommunikation mit dem Unternehmen nötig sind.
Welche Konsequenzen haben absichtliche Falschmeldungen?
Personen, die absichtliche Falschmeldungen machen, können verschiedenen rechtlichen und organisatorischen Konsequenzen ausgesetzt sein. Dies kann disziplinarische Maßnahmen innerhalb des Unternehmens, rechtliche Schritte oder sogar Schadensersatzansprüche seitens des Unternehmens umfassen. MyHinweis.online ist hier gerne behilflich und vermittelt rechtlichen Beistand.
Warum ist MyHinweis.online als Meldeportal eine gute Wahl?
Im Gegensatz zur Implementierung von reinen Softwarelösungen oder den zum Selbstzweck aufgeblähten Plattformen bietet Ihnen MyHinweis.online alles, was Sie benötigen, um sofort alle rechtlichen Anforderungen zu erfüllen – ganz ohne eigenes Personal abstellen zu müssen. Mit dem günstigen monatlichen Festpreis zahlen Sie nur für die Leistungen, die Sie tatsächlich benötigen. Dabei legen wir trotzdem höchsten Wert auf Komfort und größte Sicherheit durch eine rechtskonforme technische Umsetzung des Meldeportals. Die Betreuung durch professionelle Datenschutzexperten während des laufenden Betriebes ist stets gewährleistet.
Es heißt doch „internes Meldeportal“, wo ist bei MyHinweis.online die Schnittstelle zu meinem Unternehmen?
Sofort nach der Buchung erhalten Sie verschiedene Informationsmaterialien, die Ihren Beschäftigten Zugang zum Meldeportal beziehungsweise zum Online-Meldeformular gewähren. Inkludiert sind ein Plakat mit QR-Code sowie verschiedene Möglichkeiten, das Meldeformular auf Ihrer Website oder über das Intranet einzubinden.
Das Hinweisgeberportal ist auf Ihr Unternehmen/Ihre Einrichtung gebrandet.
Hinweise werden von unserem Expertenteam geprüft und ggf. erste Absprachen und Klärungsschritte unternommen. – Die meisten Probleme lassen sich in dieser Phase schon erfolgreich lösen. Sollten weiterführende Maßnahmen notwendig sein, kontaktieren wir den Ansprechpartner Ihres Unternehmens, sprechen weitere Schritte ab oder übergeben den Vorgang.
Wie wähle ich zuständige Personen für die interne Meldestelle aus?
Die zuständigen Personen für die Betreuung der internen Meldestelle sollen “geeignet und fachkundig” und gegebenenfalls geschult sein. Genauer lässt sich der Gesetzgeber dazu nicht ein. Aus unserer Praxis darf geschlussfolgert werden, dass Beschäftigte, die bei Ihnen im Unternehmen bereits sensible Aufgaben wahrnehmen, wie z. B. Datenschutzbeauftragte, Auditoren, Compliance-Verantwortliche oder Mitarbeiter mit juristischen Kenntnissen infrage kommen.
Berücksichtigen Sie, dass sich Ihre Meldestellen-Beauftragten auch mit Datenschutzvorschriften auskennen sollten und in der Lage sein müssen, eingehende Hinweise zu beurteilen und entsprechende Folgeschritte einzuleiten.
Aufgrund der gesetzlichen Anforderung, diese Aufgabe neutral und unabhängig wahrnehmen zu können, kommen Geschäftsführer/Unternehmensinhaber und Personalverantwortliche aufgrund von Interessenskonflikten nicht infrage.
Bei MyHinweis.online müssen Sie sich dazu weniger Gedanken machen. Als externe Betreiber Ihrer internen Meldestelle erfüllen wir für Sie alle Anforderungen quasi sofort nach der Buchung.
Bin ich verpflichtet, eine interne Meldestelle einzurichten?
Wenn Sie dauerhaft mindestens 50 Mitarbeiter beschäftigen sind Sie verpflichtet eine interne Meldestelle einzurichten.
Soll ich das interne Meldesystem selbst einrichten oder an einen externen Dienstleister übertragen?
Dazu sollten Sie wissen, mit welchen Kosten ein internes Meldesystem einhergeht. Das erklären wir in diesem aktuellen Beitrag. Allerdings können Sie sich auch einfach fragen, ob und wie schnell Sie eine in Ihrem Unternehmen/Ihrer Organisation beschäftigte Person inklusive Vertretung finden, die für diese Position geeignet ist. Es werden dabei Fachkenntnis zum HinSchG und zum geltenden Datenschutzrecht sowie Neutralität vorausgesetzt.
Hinzu kommt bei reinen Softwarelösungen die Implementierung, die schnell zu einem größeren, unternehmensweiten Projekt mit mehreren Beteiligten führt. Weitere Fragen, die Sie selbst beantworten müssen sind: Welche internen Meldekanäle benötige ich und wie müssen sie aufgebaut sein (Online-Plattform/E-Mail/Telefon)? Wie sorge ich technisch für die nötige Vertraulichkeit? Falls Sie jetzt nicht weiterlesen möchten, stehen wir Ihnen für Ihre Fragen auch persönlich zur Verfügung.
Wie informiere ich die Belegschaft über unseren Meldekanal?
Sofort nach der Buchung von MyHinweis.online erhalten Sie verschiedene Informationsmaterialien, die Ihren Beschäftigten den Zugang zum Meldeportal beziehungsweise zum Online-Meldeformular gewähren. Dazu gehört ein Plakat mit QR-Code sowie verschiedene Möglichkeiten, das Meldeformular per Link oder direkt über Ihre Kommunikationskanäle bekannt zu geben. Zum Beispiel eingebunden auf Ihrer Website oder über das Intranet.
Wie sorge ich dafür, dass sich Hinweisgeber an interne Meldestellen wenden statt an externe?
Der Gesetzgeber fordert von Unternehmen, dass sie ihre Beschäftigten über interne sowie externe Meldestellen aufklären. Wobei Anreize zur bevorzugten Nutzung der internen Meldestelle geschaffen werden sollen. Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter durch Aufklärung über Sinn und Bedeutung der internen Meldestellen und warum es wichtig ist, dass Hinweise zuerst intern gemeldet werden.
Den geforderten Anreiz schafft bereits ein einfacher Melde-Prozess, bei dem Vertraulichkeit und Sicherheit gewährleistet werden. Einer ausgelagert betriebenen internen Meldestelle wie MyHinweis.online vertrauen Beschäftigte naturgemäß eher. Zudem liefert Ihnen MyHinweis.online direkt mit der Buchung ein Kunden-Dossier mit verschiedenen Vorlagen und Unterlagen, die Sie schnell und einfach zur Mitarbeiterinformation nutzen. MyHinweis.online führt Hinweisgeber gesetzeskonform und rechtssicher durch den Meldeprozess, weist auf die Strafbarkeit von Falschmeldungen hin und klärt auf, welche Art von Informationen erwartet werden.
Was passiert, wenn die interne Meldestelle einen Hinweis erhält?
Erhält die interne Meldestelle einen Hinweis, geht sie gemäß § 17 Abs. 1 HinSchG wie folgt vor:
- Eingangsbestätigung der Meldung an den Hinweisgeber innerhalb von 7 Tagen
- Einordung, ob die eingegangene Meldung unter das Hinweisgeberschutzgesetz fällt
- Prüfung der Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung
- ggf. Einholung weiterer Informationen von Hinweisgeber
- Einleitung angemessener Folgemaßnahmen
Muss ich mit Bußgeldern oder Strafen rechnen, wenn ich das HinSchG nicht oder falsch umsetze?
Der Gesetzgeber drängt mit empfindlichen Bußgeldern auf die Einrichtung interner Meldestellen, aber vor allem auch auf deren korrekten Betrieb. Bis zu 20.000 EUR drohen, wenn Unternehmen mit in der Regel mindestens 50 Beschäftigten keine interne Meldestelle einrichten. § 40 HinSchG legt darüber hinaus weitere Bußgelder – auch für Unternehmen mit weniger als 50 Beschäftigten – fest:
- bis zu 50.000 € bei Behinderung von Meldungen und der damit zusammenhängenden Kommunikation
- bis zu 50.000 € bei Einleitung von Repressalien gegen Hinweisgeber
- bis zu 50.000 € bei Verstößen gegen das Vertraulichkeitsgebot
- bis zu 10.000 € z.B. bei fahrlässigen Verstößen gegen das Vertraulichkeitsgebot
Personen, die eine bewusste Falschmeldung machen, müssen mit einem Bußgeld bis zu 20.000 € rechnen.
Reicht eine geschäftliche E-Mail-Adresse oder ein Online-Formular auf meiner Website als Meldestelle für Hinweisgeber?
Nein. Beide Möglichkeiten sind technisch und organisatorisch nicht geeignet, um die gesetzlich geforderte Vertraulichkeit für die hinweisgebenden Personen zu gewährleisten. Nur die für die Entgegennahme und Bearbeitung der Meldungen zuständigen Personen dürfen Zugriff auf die eingehenden Meldungen haben. Abgesehen davon kann aus den gleichen Gründen auch keine Anonymität sichergestellt werden, wenn Hinweisgeber dies wünschen.
Haben Sie noch weitere Fragen? Wir beraten Sie gern!
Wir freuen uns über Ihren Anruf und beantworten Ihnen gern Ihre Fragen zu MyHinweis.online.
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MyHinweis.online bietet Unternehmen die beste Lösung, wie sie ihr verpflichtendes internes Hinweisgebersystem einfach, effizient und rechtssicher umsetzen können. Denn wir wissen aus der Praxis, wie begrenzt die personellen Ressourcen bei kleinen und mittleren Unternehmen, aber auch bei Kommunen und öffentlichen Institutionen sind. Daher achten wir darauf, dass die Umsetzung von Compliance-Maßnahmen für Sie möglichst wenig zusätzlichen Aufwand und Kosten erfordert.
Anders als Whistleblower-Software-Anbieter implementieren wir mit MyHinweis.online in wenigen Schritten ein komplettes Hinweisgebersystem inklusive Betreuung für Unternehmen und Institutionen. Unsere Lösung minimiert Ihren personellen und zeitlichen Aufwand deutlich, reduziert das Haftungsrisiko für die Geschäftsleitung und Folgekosten für das Unternehmen. Gleichzeitig gewährleisten wir eine hohe Rechtssicherheit.
Hinter MyHinweis.online steht das erfahrene Team von TRIESCHconsult, einem führenden Unternehmen im Bereich Datenschutz, Compliance und Managementsysteme. Unsere Experten verfügen über umfangreiches Wissen und Erfahrung in diesen Bereichen und kennen die spezifischen Bedürfnisse von KMUs aus der täglichen Praxis.
Wir freuen uns darauf, Ihnen mit unserem Fachwissen und unserer Unterstützung zur Seite zu stehen, um die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben für Ihr Unternehmen so unkompliziert wie möglich zu gestalten.
Michael Triesch
Inhaber
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Michael Triesch2023-10-20 10:44:132023-11-07 14:02:35Kosten einer internen Meldestelle