Was kostet eine interne Meldestelle?

Was kostet mich eigentlich eine interne Meldestelle in der Einrichtung und im laufenden Betrieb und welche Anforderungen sind abzudecken? Wir geben Antworten.

Was sind eigentlich die Kosten für den Betrieb und die Einrichtung einer internen Meldestelle für Ihr Unternehmen? Welcher Aufwand fällt an, wenn Meldungen von Hinweisgebern eintreffen und bearbeitet werden müssen? Wir beantworten Ihnen diese Fragen. Dafür fassen wir für Sie die wichtigsten Aussagen der seitenlangen Ausführungen des Gesetzgebers zusammen und zeigen Ihnen, wie MyHinweis.online dazu im Vergleich abschneidet.

Die 5 wichtigsten Fakten zur Kostenbetrachtung vorab

Projektaufwand – eine interne Meldestelle im Unternehmen aufzubauen, ist ein Projekt und damit teuer und risikobehaftet.
Whistleblower-Software – Software, egal, ob selbst entwickelt oder lizenziert, löst kein Problem, sondern erst das Personal, das Sie einsetzen .
Personalkosten – Hinweisgeberschutz bindet Personal und erzeugt (wiederkehrende) Kosten für Schulungen zum Sachkundenachweis.
Kostenrisiko – nicht oder falsch betriebene interne Meldestellen stellen für Unternehmen ein beträchtliches Haftungs- und Bußgeldrisiko dar.
Unterm Strich günstiger – in der Gesamtbetrachtung ist die Auslagerung der internen Meldestelle die kostengünstigste Lösung.

Einmalige Kosten für die Einrichtung

Zuerst widmen wir uns der Einrichtung der internen Meldestelle. Bei den Kosten zu berücksichtigen sind der rechts- und datenschutzkonforme Aufbau und die Einrichtung der technischen Plattform. Dies beinhaltet, dass Sie ein System entwickeln lassen oder eine Software kaufen. Vor allem aber auch, dass Sie Personal zuweisen, schulen und vorhalten müssen, das sich rechtskonform um Meldungen von Hinweisgebern kümmert. Einzukalkulieren ist auch, dass urlaubs- und krankheitsbedingte Abwesenheiten der internen Meldestellenbeauftragten abzusichern sind, da Hinweisgeber innerhalb von sieben Tagen eine Antwort bekommen müssen.

Um festzustellen, was der Aufbau einer internen Meldestelle insgesamt kostet, hat der Gesetzgeber verschiedene Quellen und Expertisen herangezogen. Die Bandbreite der teils europaweit angestellten Kostenschätzungen von Instituten und Verbänden reicht von 1.400 € bis zu 25.000 €. Schlussendlich rechnet die deutsche Gesetzgebung für eine interne Meldestelle nach Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) mit:

12.500 € je Meldestelle bei Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten

15.000 € je Meldestelle bei Unternehmen mit mehr als 249 Beschäftigten

Wie kommen diese Kosten zustande?

Schauen wir uns an, was bei der Einrichtung einer internen Meldestelle zur Erfüllung der Anforderungen des HinSchG auf Ihr Unternehmen zukommt. Mit welchem Aufwand müssen Sie als Unternehmerin oder Unternehmer also rechnen?

Die Einrichtung einer Hinweisgeberstelle ist abhängig davon, welche Strukturen und internen Kapazitäten Sie in Ihrem Unternehmen vorfinden. Wenn Sie wesentliche Tätigkeiten bei der Einrichtung mit internen Ressourcen abdecken und beispielsweise nur die rechtliche Prüfung einzelner Dokumente benötigen, kann sich der Aufwand reduzieren.

Tipp

Die Ausgestaltung der Meldestelle kann sicher und pragmatisch oder komplex und ausführlich sein. Hier sollte man realistisch bleiben und nicht per se mit der Bearbeitung exorbitanter Fallzahlen rechnen. Ein guter Anhaltspunkt ist die Schätzung des Gesetzgebers, der von einer vergleichsweise geringen Zahl an Meldungen ausgeht. Zudem überlässt es der Gesetzgeber tatsächlich Ihnen, ob Sie Ihre interne Meldestelle auch extern zugänglich machen.

Es sollte also nicht darum gehen, einen neuen bürokratischen Apparat im Unternehmen zu installieren. Viele Lösungsanbieter, vor allem reine Whistleblowing-Software-Anbieter, schießen hier gerne über das Ziel hinaus.

In der folgenden Tabelle fassen wir für Sie die wesentlichen Aufgaben für die Einrichtung einer internen Meldestelle gemäß der Anforderungen laut Gesetzgeber zusammen und vergleichen die Kosten mit denen von MyHinweis.online. Der Gesetzgeber unterscheidet übrigens nicht, ob die Tätigkeiten an Dienstleister, wie Anwälte, Berater und Software-Entwickler vergeben oder von Mitarbeitern erbracht werden.

Kostenschätzung Gesetzgeber

Zum Aufwand und zur Einrichtung einer Meldestelle

Rechtliche Beratung und Unterstützung bei der Konzeption eines Hinweisgebersystems
Erstellung der erforderlichen Richtlinien und Prozessabläufe
Unterstützung bei der Implementierung und Kommunikation
Datenschutzrechtskonforme Ausgestaltung
Schulung von Mitarbeitern der Hinweisgeberstelle*

12.500 €
bei Unternehmen mit 50-249 Mitarbeiter
15.000 €
bei Unternehmen mit 50-249 Mitarbeiter

Kosten MyHinweis.online

Alles inklusive

Konzeption und Einrichtung des Hinweisgebersystems sind geregelt
Richtlinien und Prozessabläufe sind geregelt
Unterstützung bei der Implementierung und Kommunikation ist geregelt
Datenschutzrechtskonforme Ausgestaltung ist geregelt
Fachliche Kompetenz der Mitarbeiter ist vorhanden

0 €
bei Unternehmen mit 50-249 Mitarbeiter
0 €
bei Unternehmen mit 50-249 Mitarbeiter

*Sachkundenachweis gemäß §15 HinSchG kann durch MyHinweis.online geschult werden, sobald Hinweise auch intern bearbeitet werden sollen.

Zeitaufwand für den Aufbau der eigenen Meldestelle nicht unterschätzen

Wenn Sie die Meldestelle selbst aufbauen, müssen Sie für die oben aufgeführten Aufgaben mit einem Implementierungsaufwand von mehreren Wochen rechnen. Auch eine Whistleblower-Software nimmt Ihnen die vielen administrativen Aufgaben, beispielsweise die Suche nach geeignetem (frei von Interessenkonflikten) und verfügbarem (Doppelbelastung) Personal zur Betreuung der Meldestelle nicht ab. Im Vergleich dazu können Sie mit MyHinweis.online direkt starten und Ihre interne Meldestelle direkt hier online beauftragen. Beachten Sie bitte in dem Zusammenhang, dass Ihr Unternehmen laut Gesetz – sollten Sie dauerhaft 50 oder mehr Beschäftigte haben – spätestens am 17. Dezember 2023 eine interne Meldestelle vorweisen muss.

Laufende Fix-Kosten für den Betrieb einer internen Meldestelle

Betrachten wir nun, mit welchem “jährlichen Erfüllungsaufwand für den Betrieb interner Meldestellen” Sie für Ihr Unternehmen rechnen müssen. Es geht also um die periodischen Kosten, um Ihre interne Meldestelle aufrechtzuerhalten. Kosten, die auch anfallen, wenn keine oder nur selten eine Meldung eingeht. Der Gesetzgeber fasst diese unter “nicht anlassbezogenen Gemeinkosten” zusammen.

Unter den Betrieb fallen das Einrichten und die Überwachung aller Meldekanäle für Hinweisgeber (E-Mail, Online-Formular, Messenger, Postadresse, Telefonnummer usw.) und die dafür zusätzlichen Personalkosten. Gemeint ist das Vorhalten von Meldestellenbauftragten sowie deren anlassbezogener Arbeitsaufwand für die Überprüfung eingegangener Meldungen auf Stichhaltigkeit und gegebenenfalls einzuleitende Folgemaßnahmen.

Zudem müssen für alle Beschäftigten klare und leicht zugängliche Informationen über externe Meldeverfahren und einschlägige Meldeverfahren von Organen, Einrichtungen oder sonstigen Stellen der Union bereit und aktuell gehalten werden.

Auch die IT-Anforderungen verursachen beständigen Aufwand und Kosten: So muss der Betrieb des internen Meldekanals bestimmte Bedingungen an die Verarbeitung personenbezogener Daten und die rechtssichere Dokumentation der eingegangenen Meldungen erfüllen. Und ebenso mit Zeit und Aufwand verbunden ist es, die geforderte Vertraulichkeit der internen Meldestellen durch technische Absicherungsmaßnahmen zu sichern.

Nicht zuletzt müssen Sie externe Beratungskosten sowie Kosten für gesetzlich festgelegte Folgemaßnahmen und Schulungen von Mitarbeitern berücksichtigen, die regelmäßig aufgefrischt und bei Personalfluktuation erneut durchgeführt werden müssen.

Der Gesetzgeber schätzt, dass hierfür jährlich 127 Stunden je Meldestellenbetreiber beziehungsweise Unternehmen notwendig sind. Hinzu kommen jährliche Sachkosten für den Betrieb des Meldekanals sowie Kosten für Schulungen und Fortbildungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Meldestelle in Höhe von etwa 1.390 € pro Meldestelle. Unter Annahme eines Stundensatzes i.H.v. 34,50 € ergibt sich so ein jährlicher Erfüllungsaufwand in Höhe von 5.772 € je interner Meldestelle. Schauen wir uns diese Kosten wieder im Vergleich zu MyHinweis.online an:

Betriebs- und nicht anlassbezogene Gemeinkosten für die Meldestelle

Betrieb der Meldekanäle im Sinne des § 16
Prüfung der eingegangenen Meldungen auf Stichhaltigkeit mit gegebenenfalls anschließender Ergreifung von Folgemaßnahmen im Sinne der §§ 17 und 18
Klare und leicht zugängliche Informationen über externe Meldeverfahren (im Sinne der §§ 19 ff.) und einschlägige Meldeverfahren von Organen, Einrichtungen oder sonstigen Stellen der Union bereithalten. Gemäß § 13 Absatz 2 für Beschäftigte
Erfüllung der Anforderungen an Verarbeitung personenbezogener Daten und Dokumentation eingegangener Meldungen gemäß §§ 10 und
Einhaltung des gemäß § 8 geltenden Vertraulichkeitsgebotes

Kostenschätzung Gesetzgeber

5.772 €
Gesamtkosten pro Jahr

Kosten MyHinweis.online

ab 708 €
Gesamtkosten pro Jahr

Variable Kosten für Information und Dokumentation

Mit den fixen Betriebskosten endet unsere Kostenbetrachtung leider nicht. Auch wenn Entbürokratisierung gerade überall gefordert wird, fallen mit Einführung der internen Meldestelle neue Bürokratiekosten an. Beispielsweise gilt bei der Art und Weise, wie Hinweise gerichtsfest dokumentiert werden dürfen, ein recht komplexes Regelwerk, das viele Abfragen zu individuelle Einwilligungsmöglichkeiten des Hinweisgebenden verlangt.

Wie setzen sich diese Bürokratiekosten nun generell zusammen? Der Gesetzgeber nennt hier folgende Vorgänge, die sich für Sie aus den Informations- und Dokumentationspflichten des Hinweisgeberschutzgesetzes ergeben:

Informieren der hinweisgebenden Person über die Weitergabe von personenbezogenen Daten (§ 9 Absatz 2)
Einholen von Einwilligungen zur Verarbeitung personenbezogener Daten (§ 9 Absatz 3)
Dokumentationspflichten in Zusammenhang mit eingehenden Meldungen (über verschiedene Meldekanäle) (§ 11)
Bereitstellen von Informationen über mögliche Meldeverfahren (§ 13 Absatz 2)
Bestätigung des Eingangs einer Meldung (§ 17 Absatz 1 Nummer 1)
Rückmeldung zu Folgemaßnahmen (§ 17 Absatz 2)

Etwas Statistik

An dieser Stelle sollte unbedingt folgende Frage gestellt werden: Wie wahrscheinlich ist es überhaupt, dass Ihr Unternehmen mit einer Hinweisgeber-Meldung konfrontiert wird? Der Gesetzgeber hat dafür das Statistische Bundesamt mit einer Hochrechnung beauftragt. Die Experten kommen zum Schluss, dass mit ungefähr 4 Fällen pro 1.000 Mitarbeiter pro Jahr gerechnet werden sollte. Dies bedeutet im Umkehrschluss, dass Unternehmen mit 50 bis 250 Mitarbeitern mit weniger als einem Fall pro Jahr rechnen müssten. Selbst wenn dieser Wert in der Praxis höher ausfallen sollte, ist aus unternehmerischer Sicht überlegenswert, wie viele Ressourcen Sie für eine interne oder ausgelagerte Meldestelle vorhalten möchten. MyHinweis.online berücksichtigt genau diesen Umstand stärker als andere Anbieter am Markt. Sie zahlen nur, wenn Meldungen auftreten, die Folgemaßnahmen und weitere Bearbeitung erfordern. Und auch dann haben Sie die Wahl, selbst tätig zu werden oder unsere Dienste zu einem äußerst fairen Tarif in Anspruch zu nehmen.

Informations- und Dokumentationspflicht

In der folgenden Tabelle haben wir Ihnen zusammengestellt, mit welchem Aufwand Sie laut Gesetzgeber für die einzelnen Tätigkeiten zur Wahrung der Informations- und Dokumentationspflichten beim HinSchG rechnen dürfen.

Informieren der hinweisgebenden Person über die Weitergabe von personenbezogenen Daten

→ Betrifft schätzungsweise 20 % aller Meldungen

Geschätzter Aufwand pro Fall
15 Minuten

Einholen von Einwilligungen zur Verarbeitung personenbezogener Daten

→ Geschätzt bei 20 % aller Meldungen erforderlich

Geschätzter Aufwand pro Fall
4 Minuten

Dokumentationspflichten in Zusammenhang mit eingehenden Meldungen (über verschiedene Meldekanäle)

→ Betrifft nur telefonische und persönliche Meldungen; Annahme: 50 % der Meldungen nicht elektronisch

Geschätzter Aufwand pro Fall
30 Minuten

Bereitstellen von Informationen über mögliche Meldeverfahren

→ Annahme: Einmal jährlich Unterlagen aktualisieren

Geschätzter Aufwand pro Jahr und Fall
10 Minuten (p.a.)

Bestätigung des Eingangs einer Meldung

→ Geschätzt bei 50 % aller Meldungen erforderlich

Geschätzter Aufwand pro Fall
5 Minuten

Rückmeldung zu Folgemaßnahmen

→ Geschätzt bei 50 % aller Meldungen erforderlich

Geschätzter Aufwand pro Fall
20 Minuten

Beim Arbeitsaufwand realistisch bleiben

Der Gesetzgeber geht in der Betrachtung noch weiter und berechnet die Kosten auf Basis von Stundensätzen. Da Sie Ihre internen Stundensätze naturgemäß am besten kennen, überlassen wir Ihnen, die tatsächlichen Kosten pro Vorgang anhand Ihrer eigenen Kostensätze abzuschätzen. Neben den Personalkosten erwähnt der Gesetzgeber noch Sachkosten und reduziert diese in seiner Betrachtung auf ein Briefporto in Höhe von 1 EUR je Vorgang. Entscheiden Sie selbst, ob Sie hierfür mehr oder weniger ansetzen wollen.

Unterm Strich bleibt, dass bei wenigen Meldungen die Bürokratiekosten zwar real, aber überschaubar sind. Die Zukunft wird zeigen, wie relevant dieser Posten bei der Gesamtbetrachtung noch werden kann. Aktuell rechtfertigen diese Vorgänge jedoch kaum ein Investment in komplexe Whistleblower-Software und zusätzlich vorgehaltenes Personal. Auch Angebote mit größeren Bearbeitungspauschalen sollte man kritisch hinterfragen. Setzen Sie lieber auf eine flexible Lösung mit einem günstigen Verrechnungssatz. Gerade bei anwaltlich betriebenen ausgelagerten Meldestellen sollten Sie die Kosten genau prüfen.

Fazit und Zusammenfassung

Eine interne Meldestelle selbst einzurichten, verursacht Unternehmen Aufwand und Kosten in gut fünfstelliger Höhe und jährlich Kosten von weit über 5.000 EUR. Und das trotz der Tatsache, dass die Wahrscheinlichkeit einer Meldung als sehr gering eingeschätzt wird. Auch der Einsatz einer Wistleblower-Software – mag der Funktionsumfang noch so breit und der Preis noch so günstig erscheinen – hat für die Gesamtkostenbetrachtung wenig Bedeutung. Ins Gewicht fallen vor allem die Kosten für das Vorhalten eigener und zu qualifizierender Mitarbeiter. Zusätzlich muss eine Vertretung einkalkuliert werden, denn Mitarbeiter erkranken, sind im Urlaub oder wechseln. Die Meldestelle muss jedoch immer besetzt sein, um die Bearbeitungsfristen zu wahren.

Ein reales Kostenrisiko stellen interne Interessenskonflikte und mangelndes Fachwissen dar, weil sie zu falscher oder ausbleibender Bearbeitung von Hinweisen führen können. Das Unternehmen setzt sich hierbei der Gefahr von Bußgeld- und Entschädigungsansprüchen aus. Ein Reputations- und Umsatzrisiko besteht zudem, wenn Mitarbeiter sich wegen befürchteter Interessenkonflikte an externe Meldestellen oder öffentlich Medien, anstatt die interne Meldestelle wenden.

In der realistischen Gesamtbetrachtung aller Kosten und Kosten-Risiken zeigt sich, dass für Unternehmen eine Auslagerung die deutlich bessere Alternative zur selbst betriebenen Hinweisgeberstelle darstellt.

Mit einer ausgelagerten internen Meldestellen wie MyHinweis.online reduzieren Sie Ihre Gesamtkosten und Risiken massiv. Die Einrichtung der Meldestelle ist in wenigen Minuten erledigt und wird wie der laufende Betrieb von Fachpersonal sichergestellt und überwacht. Der Haftung für falsch bearbeitete Hinweise gehen Sie aus dem Weg und Aufwand entsteht Ihnen nur, wenn es tatsächlich zu einer relevanten Meldung kommt. Auch dann unterstützen unsere Experten Sie professionell und kostengünstig. Last but not least: Mitarbeiter geben einer ausgelagerten internen Meldestelle eher den Vorzug vor Meldestellen, die letztlich von Kollegen oder Vorgesetzten betreut werden. So vermeiden Sie Meldungen an externe Stellen.

Quellen

Einmaliger Erfüllungsaufwand für die Einrichtung interner Meldestellen in der Wirtschaft, S. 43 ff, Drucksache 20/3442, Deutscher Bundestag – 20. Wahlperiode

Lohnkostentabelle aus dem Leitfaden zur Ermittlung und Darstellung des Erfüllungsaufwands, Anhang VI, Durchschnitt Gesamtwirtschaft (A-S ohne O)

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