So schützen Sie Ihr Unternehmen

Moderne digitale Hinweisgebersysteme müssen ein breites Spektrum von rechtlichen, technischen und organisatorischen Anforderungen erfüllen:

Die Richtlinie legt fest, dass die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im digitalen Hinweisgebersystem im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) stehen muss. Hierbei sind auch die Vorgaben der Konferenz der unabhängigen Datenschutzbehörden des Bundes und der Länder in Bezug auf Hinweisgebersysteme zu berücksichtigen. Die Umsetzung der rechtlichen Grundlagen, die Beachtung von Betroffenenrechten, Dokumentationsanforderungen sowie technische und organisatorische Maßnahmen sind wesentliche Bestandteile eines korrekten digitalen Hinweisgebersystem. Insbesondere muss die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers und eventuell genannter Dritter gewährleistet sein, sowohl technisch als auch organisatorisch, um unbefugten Zugriff auf diese Informationen zu verhindern. Zudem muss die Möglichkeit bestehen, Meldungen anonym, also ohne Identifikation des Hinweisgebers, abzugeben.

Die Integrität und Vollständigkeit der Informationen müssen ebenfalls technisch sichergestellt werden. Alle Meldungen müssen im Einklang mit dem Datenschutzrecht und den Vertraulichkeitsvorgaben gemäß der Richtlinie dokumentiert werden. Die Umsetzung von Löschrichtlinien für personenbezogene Daten ist eine essenzielle Funktion eines rechtskonformen Hinweisgebersystem. Daten, die für die Bearbeitung einer spezifischen Meldung offensichtlich nicht relevant sind oder nicht mehr benötigt werden, müssen in der Regel gelöscht werden, es sei denn, es liegen andere rechtliche Gründe vor, die eine weitere Speicherung oder Verarbeitung rechtfertigen.

Ein digitales Hinweisgebersystem unterstützt Ihr Unternehmen nicht nur bei der Umsetzung von zusätzlichen Compliance-Maßnahmen oder „Folgemaßnahmen“ gemäß den Richtlinien nach Meldungseingang, sondern begleitet diese Prozesse auch strukturiert. Neben der Einführung des Hinweisgebersystems betont die Richtlinie auch die Einrichtung interner Meldewege und die Umsetzung von Maßnahmen im Anschluss an eine Meldung. „Folgemaßnahmen“ umfassen die Überprüfung gemeldeter Behauptungen, interne Untersuchungen, Ermittlungen, rechtliche Schritte sowie abschließende Maßnahmen.